Digital von der Auftragsanforderung bis zur Befundübermittlung

labGate Laboratoriumsmedizin Berlin setzt auf labGate und labGate


Der Labormarkt ist ein Haifischbecken, Wachstum nur noch über Verdrängung zu erreichen. Das bedeutet: Dienstleister können nur über hohe Qualität in der Diagnostik und ein gefestigtes Image Kunden gewinnen oder – besser noch – langfristig an sich binden. Weiterer Spielraum ist angesichts von Festpreisen für definierte Leistungen sehr begrenzt. „Wir sind also in der Pflicht, zuerst unsere internen Abläufe straff und effizient zu gestalten, und gleichzeitig unsere Einsender zufriedenzustellen“, fasst Stefan Kelling, IT-Administrator bei der IFLb Laboratoriumsmedizin Berlin GmbH, die Herausforderungen zusammen.

 

IFLb Laboratoriumsmedizin Berlin setzt auf labGate

Die IFLb betreibt drei Standorte in Berlin, Neubrandenburg und Stralsund, die soweit vernetzt sind, dass alle auf demselben Labor-Informationssystem arbeiten. Das wird zentral am Hauptstandort in Berlin betrieben. Der Dienstleister, spezialisiert auf die humanmedizinische Labordiagnostik, zählt etwa 600 Arztpraxen zu seinen Kunden. Pro Tag bearbeiten die Mitarbeiter rund 3.000 Aufträge. Trotz der großen Menge nennt Kelling Flexibilität als eines der wesentlichen Merkmale der IFLb: „Wir richten uns maximal nach unseren Kunden und versuchen die Organisation, den Laborablauf und auch unsere Technik darauf auszurichten. Das setzt selbstverständlich auch eine hohe Flexibilität von Seiten der Informationssysteme voraus.“kelling iflb lagate

Die IT ist ein wesentlicher Kristallisierungspunkt, quasi das Herz des Labors. „Bei uns sind sämtliche Daten und Abläufe, die irgendetwas mit dem Labor zu tun haben, IT-basiert, seien es Anforderungen, Analysen und Statistiken, sei es die Rechnungsschreibung und das Mahnwesen, das Customer Relationship Management, das Controlling wie die Buchhaltung – alles lebt von der IT.“ 

Elektronische Befundübermittlung zur Kundenbindung

Gestartet ist die IFLb im Mai 2015 mit der digitalen Befundübermittlung. Warum? „Weil es viele Wettbewerber im direkten Umfeld geboten haben und wir gleichzeitig merkten, dass eine ganze Menge von Ärzten die Befunde digital haben wollten“, erläutert der IT-Administrator. Es ging also vorrangig um Kundenbindung. „Wir wollten aber auch zeigen, dass wir als Labor technisch auf dem aktuellen Stand sind“, so Kelling, „dass man dieselben Annehmlichkeiten wie anderswo auch bei uns bekommt.“

Die Entscheidung fiel damals auf labGate von vireq software solutions. „Uns hat besonders die Software-Architektur, die hinter der Lösung steht, überzeugt“, erläutert der IT-Administrator. „Zudem ist vireq ein Unternehme aus der Region, das uns schnell und unkompliziert auf vor Ort für Gespräche und mit Manpower zur Verfügung steht. Angenehm finden wir zudem den persönlichen Kontakt zu den Mitarbeitern und der Geschäftsführung, das macht viele Gespräche einfacher.“

IFLb hat sich letztlich für ein Gesamtpaket entschieden, das von Anfang an alle Wünsche erfüllt hat. Genauso wie der Partner auch. „Wir haben einen direkten und sehr kurzen Draht in den Support“, lobt Kelling, „und die Mitarbeiter dort wissen, wovon sie reden. Eventuelle Probleme erkennen sie schnell und beheben sie, zu 90 Prozent Remote.“ Diese Leistungen sichert das Labor über einen Wartungsvertrag ab. 

IFLb Laboratoriumsmedizin Berlin setzt auf labGate

Schnelle Information, beidseitig

Ende 2015 hat IFLb die Digitalisierung im Bereich der Einsender fortgeschrieben und labGate Order Entry eingeführt, womit sich der Arbeitsablauf für beide Seiten nochmals vereinfacht hat. Der Arzt betrachtet die Patientenakte im Praxisinformationssystem und kann von dort aus mit einem Mausklick das Order-Entry-System in seinem Browser öffnen. Hier legt er dann eine Untersuchung an und gibt sie frei. Danach druckt das System in der Praxis automatisch die entsprechenden Anforderungsscheine und Probenetiketten. Per Fahrdienst gelangen die Proben schließlich ins Labor, wo die Scheine eingescannt und als PDF-Dokument zum Auftrag im Labor-Informationssystem abgelegt werden. „Das hat für uns den Vorteil, dass wir die Anforderungen nicht mehr an unserem Verteilarbeitsplatz auswerten müssen. Die Daten liegen ja bereits digital in unserem System vor. Das heißt, die gesamte Erfassung und Kontrolle entfällt. Somit können wir einen Auftrag um bis zu 60 Minuten schneller bearbeiten“, zeigt Kelling das Potenzial eines elektronischen Order-Entry-Prozesses auf. 

Die Proben werden nun unmittelbar nach dem Einscannen verteilt und analysiert, was je nach Material zwei bis vier Stunden dauert. Nach der Analyse kann der Befund direkt aus dem Labor-Informationssystem über labGate zum Einsender übermittelt werden. „Früher wurden die Befunde per Post geschickt, gefaxt oder von einem Kurier transportiert. Danach kam dann die Labordatenfernübertragung“, blickt Kelling zurück. IFLb Laboratoriumsmedizin Berlin setzt auf labGate

Bei Betrachtung der Abläufe liegen die Vorteile der elektronischen Befundübermittlung auf der Hand: sie spart Zeit, ist weniger aufwändig und Ressourcen schonend, weil Ausdrucke entfallen. Der Clou aber ist, dass das Labor seine Kunden sehr schnell und direkt erreicht. Arbeitet ein Arzt mit der App von labGate, hat er immer und überall Zugriff auf die Befunde. „So können wir Einsender beispielsweise auf pathologische Befunde hinweisen, die ein sofortiges Eingreifen erfordern, und er für seine Patienten so eine bessere Versorgung gewährleisten“, erläutert Kelling einen wesentlichen Vorteil der elektronischen Befundübermittlung, mit der bis heute gut ein Drittel der Einsender arbeitet. 

Akzeptanz für digitale Verfahren erhöhen

Der Nutzen der quasi Liveübertragung von Daten offenbart sich bei akuten und pathologischen Befunden. Bei allen anderen, also normalen Untersuchungen greifen die Ärzte nach Beobachtung des IT-Administrators lieber auf den bekannten Weg der Labordatenfernübertragung zurück, die ihnen die Ergebnisse direkt in ihr Praxisinformationssystem einspeist.

labGate Order Entry erfreut sich bei den Anwendern großer Beliebtheit. So weiß Kelling etwa von einer Praxis zu berichten, bei der eine ältere Mitarbeiterin vor der Einführung mächtig Respekt hatte, nun aber wie selbstverständlich und gerne mit der Lösung arbeitet. IFLb Laboratoriumsmedizin Berlin setzt auf labGate Das spiegelt im Allgemeinen die Stimmung in den Praxen wider, die das System nutzen. Das Problem ist allerdings, dass das Anlegen eines Laborauftrags um Praxisinformationssystem schneller geht, da der Arzt sich dort besser auskennt und mit Shortcuts arbeitet. Darüber hinaus wirkt sich eine wenig stabile oder langsame Internetverbindung in Praxen negativ aus.

„Trotzdem möchten wir die Verbreitung des Order-Entry-Systems bei unseren Kunden deutlich forcieren“, formuliert IT-Administrator Stefan Kelling ein Ziel für die kommenden Jahre. Ebenso möchte er den Stellenwert, der labGate zuteil wird, erhöhen.